Tama Tax Tokyo はてな支店<開業税理士の玉婆が熱く語るページ>

日芸音楽学科を卒業したのに簿記と出会って経理ウーマンとなり、税務相談ができるBARを夢見ていつの間にか税理士になった玉婆のブログ。

コピー機発注決まる

・・・この記事は、開業準備中に書いているものでして、公開するのは開業後になってからとなります・・・

コピー機で決まる?!電子保存の運命

 

コピー機。というか複合機。税理士にとっては重要な商売道具ですね。
開業税理士さんの事務所見に行っても、1人でもデカイちゃんとした?コピー機がだいたい置いてあるので、玉婆的にも、コピー機はお金かけようと思ってました。
 
確定申告シーズンに紙づまりなんて起きようものなら死活問題ですので…
 
一方、電子保存の要件が平成28年税制改正で緩和されたり、タブレットの普及もあって、世の中的にはペーパーレス社会に向かっている状況。
コピー機は単なるコピーのための機械ではなく、スキャナー等含んだ総合的なOA機器としての位置付けですね。
 
ちなみに、最近顧問先にも電子帳簿保存について聞かれたりするので、まずは先陣切って自分の事務所でスキャナ保存しようっても考えたんですが・・・
タイムスタンプが高額であることその他諸事情あり、小規模事業者には向かない制度だと思いましたので、自分では導入しない方向で行きます。ただ、ペーパーレス化には極力務めるつもりです(^^)
 
今の事務所では富士ゼロックス複合機を使用していて、決算書等は全てスキャンしてDocuworks形式で保管しています。資料を電子的に保存というと、このDocuworksかPDFの2大派閥ですね。
シェア的には圧倒的にPDFなんでしょうけども、Docuworksはビジュアル的な操作がしやすいのが好評のようで、徐々に幅を利かせてきているようです。
 
事務所のコピー機を選ぶにあたって、事務所以外にもコンビニや顧問先で富士ゼロックスのコピー機を見かける機会が多かったこと、Docuworks使って電子保存と考えていたので、Docuworksと連携しやすい富士ゼロックス新品と最初は決めてました。
ってか、Docuworks使いたければ富士ゼロックスのコピー機じゃないと、って思わせるほどの抱え込み戦略、半端ないですよね・・・(実際他社のコピー機でDocuworksってのはかなり難しい事になるらしい)
 
しかし、いかんせん富士ゼロックスのコピー機は高い!
使用済み機器については即回収、自社で部品をリユースしているので中古コピー機という選択肢がない(中古市場がない)らしいです。
カウンター料金と合わせて月2万円近く覚悟せなあかん、といった状況になりそうでした(/ _ ; )
 
ところが、オフィス家具のショールームに行ったところ、たまたま8月決算セールってことで中古コピー機がかなりオトクな様子でした。
話を伺ったところ、中古機器についてはきちんと部品メンテナンス・53種類にもわたる検査を行ったものしか販売しておらず、メンテナンスもすぐ東京23区内なら駆けつけてくれるとのこと。メンテナンスが一番心配なんですよね~。
カウンタ料金も中古なので少しは割高ですが、それ程不当なお値段ではなかったので、こりゃ買いでしょう、といった感じで発注に至りました。

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ちなみに電子保存については、Docuworksはとりあえず諦めて、普通のPDFにて保存することにしました。
でも顧問先に送るときにPDFに変換したりしていたので、あえてシェアの低いDocuworks使う必要はないのかもしれません。操作性が多少良いと思うぐらいで、それ使わないと・・・という程の事はなく、なければないで何とかなるもんだ、と思います。しかも、コストがかなり抑えられた上、顧問先に不利な影響を及ぼすものではないので。
 
カラーレーザープリンタも買う予定で、今ものすごい安いので、複合機のプリンターとしての印刷機能については保険といった感じになるかと思います。
ただ、A3サイズの書式もたまーに発生するので、そういった時にコンビニやキンコーズに走るよ、っていう税理士もいらっしゃるんですけど、契約書等の機密事項が盛り込まれている場合を想定して、自分のコピー機が必要だと個人的には思った次第です。

コピー機の印刷速度

コピー機もなんでも同じってワケではなく、見た目同じでもスペックが多彩なので、どのランクを選んで良いか、分からなくなってしまいます(><)
 
確定申告時期を想定すると、やはりそれなりの速度と耐久性が必要かな・・・と思っていたところ、ちょうど今の事務所には2台コピー機があって。
1つは毎分20数枚、もう一つはグレードの高い毎分50枚ぐらいのもの。
ただ、今の事務所は1フロアで20数名の担当者がいて、会議の資料なんかも分厚いのをしょっちゅう何十部もコピーしていますし、顧問先数考えると、決算書等のコピー枚数もかなりの数に上るワケで。
自分ひとりの事務所で使うとなると、会議資料を印刷することもないですし、そんなにコピーと騒ぎ立てる程の枚数にはならないと思うんですね。
 
さらに、事務所のコピー機使う際、今まで意識してなかったけど、両方のコピー機使ってみて、毎分50枚は確かに早いんですけど、そこまで別に・・・って感じでしたし、毎分20数枚でもゲゲゲ~って程の遅さは感じなかったので、それほどスペック高くないのでも全然大丈夫と分かりました。

 

耐久性等考えて、お店の人とも相談して、今回は毎分31枚のコピー機にいたしました。
 
今の事務所は人数が多いので、高いものを買っても一人当たりのコストは割安で済んでいると思います。購入数が多いので割引交渉も相当にできていると思いますし、ましてや利益状況も悪くないので、常にイイものを購入できて最高の環境の中で仕事できていたんだな、と改めて感じました。
 
一人で自分の事務所で仕事するとなると、どうしても割高感は否めないと思います。
しかし、何でもかんでイイものっていう訳にはいかないのが現実。
これがいいと分かっていても、そこまでお金をかけられないというのはしょうがないと思います。そんな中、自分の工夫でカバーしようとするところで、知恵や新たな発見が生まれてくるのだと実感できたのは大きいです。
お客様への影響も考え、必要な所にはしっかりお金をかけて、自分でどうにかなるもの、そこまで必要ないと思うものは大胆に削る。
その決断一つ一つ自分で決めていくことが経営なんだな、と思いましたです。